Teamtailor-rekrytoinnin tietosuojakäytäntö

Teamtailor tarjoaa rekrytointien käsittelyyn ja palkkausprosessin yksinkertaistamiseen tarkoitettua palvelua ("Palvelu") yrityksen Lexia ("Rekisterinpitäjä", "Me") puolesta. On tärkeää, että Palvelua käyttävät henkilöt ("Rekisteröidyt") tuntevat olonsa turvalliseksi ja ovat tietoisia siitä, kuinka käsittelemme käyttäjän henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana. Pyrimme ylläpitämään korkeinta mahdollista henkilötietojen suojaustasoa. Käsittelemme, hallinnoimme, käytämme ja suojaamme käyttäjän henkilötietoja tämän tietosuojakäytännön ("tietosuojakäytäntö") mukaisesti.

1. Yleistä

Olemme rekisterinpitäjä nykyisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallita ja helpottaa työntekijöiden rekrytointiprosessia.

2. Henkilötietojen kerääminen

Olemme vastuussa rekrtytointitarkoituksiin keräämiemme henkilötietojen käsittelystä.

Milloin ja miten keräämme henkilötietoja
Keräämme henkilötietoja, kun Rekisteröidyt:

• täyttävät hakemuksen Palvelun kautta tai muuten lisäävät itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten Facebookin tai LinkedInin, kautta; ja
• käyttävät Palvelua pitääkseen yhteyttä henkilöstöömme lisäämällä henkilö​​tietoja itsestään joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten Facebookin tai LinkedInin, kautta.
• tarjoavat tunnistettavia tietoja chatin kautta (toimitetaan Palvelua käyttävän verkkosivuston kautta);

Keräämme tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten Facebookilta, Linkediniltä sekä muista julkisista lähteistä. Tätä kutsutaan tiedonhauksi (sourcing), ja työntekijämme suorittavat sen manuaalisesti tai automaattisesti Palvelun kautta.

Nykyiset työntekijät voivat joissakin tapauksissa antaa suosituksia mahdollisista hakijoista.

Kerättävien ja käsiteltyjen henkilötietojen tyypit
Palvelun kautta kerättävien henkilötietojen tyyppien avulla pyritään tunnistamaan Rekisteröityjä heidän nimensä, sähköpostiviestiensä, kuvien ja videoiden sekä Facebook- ja LinkedIn-tilien tietojen, rekrytoinnin kautta esitettyjen kysymysten, nimikkeiden, koulutuksen ja muiden tietojen avulla, jotka Rekisteröity tai muut ovat jakaneet Palvelun kautta. Vain rekrytointiprosessin kannalta tarpeellisia tietoja kerätään ja käsitellään.

Käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoituksena on työntekijöiden rekrytointi ja siihen liittyvät toimenpiteet.

Henkilötietojen käsittely perustuu Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla Rekisterinpitäjän ja työnhakijan välisessä asiallisessa yhteydessä. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on lisäksi tarpeen Rekisterinpitäjän ja työnhakijan välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen täytäntöönpanemiseksi.

Tilastointia varten käsitellyt henkilötiedot muutetaan aina tunnistamattomiksi, eikä tällaisia ​​henkilötietoja voida käyttää tietyn Rekisteröidyn tunnistamiseen. Näitä ​​tietoja ei siten pidetä henkilötietoina.

Rekisteröidyn suostumus
Lisäksi voimme pyytää työnhakijan suostumuksen tietynlaisten henkilötietojen keräämiseen tai tietyn tyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn. Suostumus saatetaan pyytää esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin toteuttamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kohdassa 9 lueteltujen yhteystietojen kautta. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin johtaa siihen, että Rekisteröity ei voi hakea tiettyä työtä tai muuten käyttää Palvelua.

Säilytys ja siirrot
Palvelun kautta kerätyt henkilökohtaiset tiedot tallennetaan ja käsitellään EU/ETA-alueella tai sellaisissa kolmansissa maissa, joilla Euroopan komissio on arvioinut olevan riittävä tietosuojan taso, tai jota käsittelevät sellaiset palveluntarjoajat, jotka ovat tehneet  kolmansien maiden siirtojen laillisuuden mukaisia sopimuksia ​​tai muut palveluntarjoajat, jotka tarjoavat riittävän tietosuojan tason Rekisteröidyille. Ota meihin yhteyttä kohdassa 9 lueteltujen yhteystietojen avulla saadaksesi lisätietoja tietojensiirroista.

Kuinka kauan henkilötietoja käsitellään
Säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja niin kauan kuin katsomme sen tarpeelliseksi edellä mainittujen tarkoitusten perusteella, mutta kuintekin korkeintaan vuoden ajan hakemuksen vastaanottamisesta. Huomaa, että hakija (Rekisteröity) voi olla kiinnostava tulevien rekrytointien kannalta ja saatamme tallentaa Rekisteröityjen henkilötietoja tätä tarkoitusta varten. Jos et halua, että henkilötietojasi käsitellään tätä tarkoitusta varten (tuleva rekrytointi), ota meihin yhteyttä kohdassa 9 olevia yhteystietoja käyttäen.

3. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on oikeus pyytää tietoja henkilötietojen käsittelymenetelmistämme ilmoittamalla siitä meille kirjallisesti kohdassa 9 olevien yhteystietojen kautta. Rekisteröidyillä on oikeus saada yksi (1) kopio häneen liittyvistä, Palvelun käsittelemistä henkilötiedoista maksutta. Rekisterinpitäjällä on oikeus periä kohtuullinen maksu pyydetyistä lisäkopioista vaatimuksesta aiheutuviin hallintokuluihin perustuen.

Rekisteröidyillä on tarvittaessa oikeus oikaista häntä koskevat virheelliset henkilötiedot kirjallisella pyynnöllä kohdassa 9 olevien yhteystietojen kautta.

Rekisteröidyillä on oikeus vaatia tietojen poistoa tai käsittelyn rajoittamista sekä – tietyissä olosuhteissa – oikeus vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella.

Rekisteröidyillä on oikeus peruuttaa kaikkia rekisterinpitäjälle käsittelyyn antamiaan tietoja koskeva suostumus. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa, että rekisteröity ei voi hakea tiettyyn työhön tai muuten käyttää Palvelua.

Rekisteröidyillä on tietyissä olosuhteissa oikeus tietojen siirtoon, mikä tarkoittaa oikeutta henkilökohtaisten tietojen vastaanottamiseen ja siirtäämiseen toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Rekisteröidyillä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle häntä koskevien henkilötietojen käsittelystä siinä tapauksessa, kun Rekisteröity uskoo, että henkilötietojen käsittely ei ole tietosuojalainsäädännön mukaista.

4. Turvallisuus

Käsittelemme henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien henkilötietojen suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, kuten palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ja alihankkijoiden ohjeistaminen.

5. Henkilötietojen siirto kolmannelle osapuolelle

Voimme siirtää Rekisteröityjen henkilötietoja seuraaville tahoille:

• Alihankkijallemme, jotka toimivat ohjeidemme mukaisesti käsittelijöinä ja alikäsittelijöinä Palvelun tarjoamiseksi.
• Viranomaisille tai lainopillisille neuvonantajille siinä tapauksessa, että epäillään väärinkäytöksiä.
• Viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille tai muille toimijoille, jos lain tai viranomaisen määräyksen mukaan niin vaaditaan.

Siirrämme Rekisteröityjen henkilötietoja vain luottamillemme kolmansille osapuolille. Valitsemme yhteistyökumppanit huolellisesti varmistaaksemme, että Rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Teemme yhteistyötä seuraavien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa: Teamtailor, joka toimii Palvelun toimittajana, palvelin- ja hosting-yritykset, sähköpostiyritykset, videonkäsittely-yritykset, tiedonhankintayritykset, analyysipalveluyritykset ja muut Palvelun toimittamiseen liittyvät yritykset.

6. Tilastotiedot (ei-tunnistettavissa olevat henkilötiedot)

Saatamme jakaa tilastotietoja kolmansille osapuolille. Tiedot on tällöin koottu Palvelun kautta kerätyistä tiedoista ja voivat koostua esimerkiksi Internet-liikenteen tilastoista tai geologisesta sijainnista Palvelun käyttöä varten. Tilastotiedot eivät sisällä tietoja, joiden avulla yksittäisiä henkilöitä voitaisiin tunnistaa, eivätkä ne siten ole henkilötietoja.

7. Evästeet

Tietoja Rekisteröidyn Palvelun käytöstä voidaan tallentaa evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan Rekisteröidyn laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen Palvelua käytettäessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme Rekisteröidyn Palveluun liittyvää käyttökokemusta ja kerätäksemme tietoa esimerkiksi Palvelun käyttöä koskevista tilastoista. Tämä tehdään Palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden avulla kerätyt tiedot voivat joissain tapauksissa olla henkilötietoja, ja tällaisissa tapauksissa niitä säätelee evästekäytäntömme.

Rekisteröidyt voivat milloin tahansa estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa selaimen asetuksia. Evästeiden poistaminen käytöstä voi vaikuttaa Palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi jotkin Palvelun toiminnot saattavat olla pois käytöstä.

8. Muutokset

Meillä on oikeus tehdä muutoksia tai lisäyksiä tietosuojakäytäntöömme milloin tahansa. Tietosuojakäytännön uusin versio on saatavissa Palvelun kautta.

9. Yhteydenotto

Jos sinulla on kysyttävää, tarvitset lisätietoja henkilötietojen käsittelyprosessista tai haluat ottaa meihin yhteyttä muissa asioissa, käytä alla olevia yhteystietoja. Lexia: merituuli.herrala@lexia.fi